TROBAL MUEBLES SLL – B45430394
TROBAL MUEBLES SLL
LEON FELIPE 12, 45450 ORGAZ
Correo electrónico: info@trobal.es
Finalidad del tratamiento: Seguridad de las personas, bienes e instalaciones
Interesados: Personas que acceden o intentan acceder a las instalaciones
Destinatarios: Fuerzas y Cuerpos de Seguridad
Plazo de conservación: 1 mes desde la captación
3 Facilita 2.0
DOCUMENTACIÓN A REVISAR
Este documento contiene las cláusulas informativas que debe incluir en los formularios de solicitud de información, las cláusulas contractuales, en materia de protección de datos, a anexar a cada uno de los contratos de prestación de servicios que suscriba con los encargados de tratamiento, el registro de actividades de tratamiento y un anexo con las directrices para atender las solicitudes de ejercicio de derechos en materia de protección de datos que reciba de los interesados, las recomendaciones sobre las medidas de seguridad mínimas que debería implantar en la organización y los requisitos a seguir para un correcto tratamiento de las imágenes captadas por las cámaras de videovigilancia junto con el cartel informativo para señalizar la zona videovigilada, ya cumplimentado con los datos del responsable del tratamiento..
La documentación generada está adaptada a la información facilitada para cada uno de los tratamientos que ha seleccionado al cumplimentar la aplicación.
4 Facilita 2.0
TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES
Clausula informativa:
El texto que se muestra a continuación deberá incluirlo en todos aquellos formularios que utilice para recabar datos personales de sus clientes, tanto si se realiza en soporte papel como si los recoge a través de un formulario web.
Datos del responsable del tratamiento:
Identidad: TROBAL MUEBLES SLL – NIF: B45430394
Dirección postal: LEON FELIPE 12, 45450 ORGAZ
Teléfono: 623384090 – Correo electrónico: info@trobal.es
“En TROBAL MUEBLES SLL tratamos la información que nos facilita con el fin de prestarles el servicio solicitado y realizar su facturación. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad para la que los datos fueron recabados. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener información sobre si en TROBAL MUEBLES SLL estamos tratando sus datos personales, por lo que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante TROBAL MUEBLES SLL, LEON FELIPE 12, 45450 ORGAZ o en la dirección de correo electrónico info@trobal.es, adjuntando copia de su DNI o documento equivalente.
Asimismo, y especialmente si considera que no ha obtenido satisfacción plena en el ejercicio de sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control dirigiéndose a estos efectos a la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid.
Asimismo, solicitamos su autorización para ofrecerle productos y servicios relacionados con los contratados y fidelizarle como cliente.”
SI
NO
AVISO: Debe tener en cuenta que, si su cliente marca la opción NO, en ningún caso podrá enviarle publicidad.
Contrato Gestoría encargada de las gestiones con los clientes:
AVISO: En su contrato con la gestoría que trata los datos personales de sus clientes
deberá anexar las siguientes cláusulas contractuales:
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a asesoria asecon ajofrin sl, con dirección en calle matianzas 5 45110 Ajofrin y NIF B45678299 como encargado del tratamiento para tratar por cuenta de TROBAL MUEBLES SLL, en calidad de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio que en adelante se especifica.
El tratamiento consistirá en Asesoria contable fiscal y laboral .
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este
encargo, la entidad TROBAL MUEBLES SLL como responsable del tratamiento, pone a
disposición de la entidad asesoria asecon ajofrin sl, los datos de identificación y
bancarios de sus clientes.
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración de , siendo renovado automáticamente salvo decisión en contra por alguna de las partes.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable, o trasmitir a otro encargado que designe el responsable, los datos personales tratados y suprimir cualquier copia que esté en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos por el tiempo mínimo necesario para atender posibles responsabilidades que pudieran derivarse de su relación con TROBAL MUEBLES SLL, destruyéndolos de forma segura y definitiva al finalizar dicho plazo.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones facilitadas infringe el Reglamento General de Protección de Datos o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
1 El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
2 Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3 Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.
No comunicar ni difundir los datos a terceros, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento o en los supuestos legalmente admisibles.
Si el encargado quiere subcontratar, total o parcialmente, los servicios objeto de este contrato, tiene que informar al responsable y solicitar su autorización previa.
6 Facilita 2.0
Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que el encargado deberá informarles convenientemente.
Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación del tratamiento ante el encargado del tratamiento, este deberá comunicarlo por correo electrónico a la dirección que indique el responsable con la mayor prontitud. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolverla. Asistirá al responsable,
siempre que sea posible, para que este pueda cumplir y dar respuesta a los ejercicios de derechos.
Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación
indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el
responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de
las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la
documentación y comunicación de la incidencia. Asimismo, notificará cualquier
fallo que haya sufrido en sus sistemas de tratamiento y gestión de la información y
que pueda poner en peligro la seguridad de los datos personales tratados, su
integridad o disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la
confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de
los datos e informaciones accedidos durante la ejecución del contrato.
Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos
personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número
aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado
de registros de datos personales afectados.
b) Datos de la persona de contacto para obtener más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los
datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la
violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las
medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
7 Facilita 2.0
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no
lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
asesoria asecon ajofrin sl, a petición del responsable, comunicará en el menor
tiempo posible esas violaciones de la seguridad de los datos a los interesados,
cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las
libertades de las personas físicas.
La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá incluir los
elementos que en cada caso señale el responsable, como mínimo:
a) La naturaleza de la violación de datos.
b) Datos del punto de contacto del responsable o del encargado donde se pueda
obtener más información.
c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos
personales.
d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del
tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos
personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los
posibles efectos negativos.
Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar
el cumplimiento de sus obligaciones, así como para permitir y contribuir a la
realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro
auditor autorizado por él.
Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para
garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes
de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.
Destino de los datos:
Suprimir, devolver al responsable o entregar, en su caso, a un nuevo encargado
según determine TROBAL MUEBLES SLL, todos los datos de carácter personal una
vez finalizada la prestación del servicio de tratamiento encargado.
No procede la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que
obligue a su conservación, en cuyo caso deben devolverse al responsable que
garantizará su conservación, debidamente bloqueados, mientras tal obligación
persista.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los
equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede
conservar una copia de los datos, debidamente bloqueados, mientras puedan
derivarse responsabilidades de la ejecución de los servicios prestados al
responsable del tratamiento.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Entregar al encargado los datos necesarios para que pueda prestar el servicio.
8 Facilita 2.0
b) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de las
disposiciones vigentes en materia de protección de datos por parte del encargado
del tratamiento.
c) Supervisar el tratamiento, incluida la posibilidad de solicitar información para
verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato.
AVISO: No olvide firmar la última hoja de cada uno de los contratos que se han
obtenido.
9 Facilita 2.0
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento debe revisar los datos consignados en los apartados de
los Registros de Actividades de Tratamiento generados y verificar que se corresponden
con las circunstancias exactas de los datos recogidos, las comunicaciones realizadas y
demás condiciones de cada uno de los tratamientos.
Tratamiento: Clientes
a) Responsable del
tratamiento
Identidad: TROBAL MUEBLES SLL – NIF: B45430394
Dirección postal: LEON FELIPE 12, 45450 ORGAZ
Correo electrónico: info@trobal.es
Teléfono: 623384090
b) Finalidad del
tratamiento
Gestión de la relación con los clientes
c) Categorías de
interesados
Clientes: Personas con las que se mantiene una relación
comercial como clientes
d) Categorías de datos
Facturar, servicio postventa y fidelización
De identificación: nombre y apellidos, NIF, dirección
postal, teléfonos, e-mail
e) Categorías de destinatarios
Agencia Estatal de Administración Tributaria
Bancos y entidades financieras
f) Transferencias internacionales
No está previsto realizar transferencias internacionales
g) Plazo de supresión
Los previstos por la legislación fiscal respecto a la
prescripción de responsabilidades
h) Medidas de seguridad
Las reflejadas en el ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD
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ANEXO
INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para tratamientos de datos personales que incluyan datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad de demostrar, tal y como establece el artículo 5.2, que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).
Además, deberá establecer mecanismos visibles, accesibles y sencillos para el ejercicio de derechos y tener definidos procedimientos internos para garantizar la atención efectiva de las solicitudes recibidas.
ATENCIÓN DEL EJERCICIO DE DERECHOS
El responsable del tratamiento informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) y teniendo en cuenta lo siguiente:
o Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte,
los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus
derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y
limitación del tratamiento. El ejercicio de los derechos es gratuito.
o El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin
dilación indebida y de forma concisa, transparente, inteligible, con un
lenguaje claro y sencillo y conservar la prueba del cumplimiento del deber
de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos formuladas.
o Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se
facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que el interesado
solicite que sea de otro modo.
o Las solicitudes deben responderse en el plazo de 1 mes desde su recepción,
pudiendo prorrogarse en otros dos meses teniendo en cuenta la
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complejidad o el número de solicitudes, pero en ese caso debe informarse
al interesado de la prórroga en el plazo de un mes a partir de la recepción
de la solicitud, indicando los motivos de la dilación.
DERECHO DE ACCESO: En el derecho de acceso se facilitará a los interesados copia de
los datos personales de los que se disponga junto con la finalidad para la que han sido
recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación
previstos o el criterio utilizado para determinarlo, la existencia del derecho a solicitar
la rectificación o supresión de datos personales así como la limitación o la oposición a
su tratamiento, el derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de
Protección de Datos y si los datos no han sido obtenidos del interesado, cualquier
información disponibles sobre su origen. El derecho a obtener copia de los datos no
puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otros interesados.
– Formulario para el ejercicio del derecho de acceso.
DERECHO DE RECTIFICACIÓN: En el derecho de rectificación se procederá a modificar
los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines
del tratamiento. El interesado deberá indicar en la solicitud a qué datos se refiere y la
corrección que haya de realizarse, aportando, cuando sea preciso, la documentación
justificativa de la inexactitud o carácter incompleto de los datos objeto de tratamiento.
Si los datos han sido comunicados por el responsable a otros responsables, deberá
notificarles la rectificación de estos salvo que sea imposible o exija un esfuerzo
desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos
destinatarios, si así lo solicita.
– Formulario para el ejercicio del derecho de rectificación
DERECHO DE SUPRESIÓN: En el derecho de supresión se eliminarán los datos de los
interesados cuando estos manifiesten su negativa al tratamiento y no exista una base
legal que lo impida, no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron
recogidos, retiren el consentimiento prestado y no haya otra base legal que legitime el
tratamiento o éste sea ilícito. Si la supresión deriva del ejercicio del derecho de
oposición del interesado al tratamiento de sus datos con fines de mercadotecnia,
pueden conservarse los datos identificativos del interesado con el fin de impedir
futuros tratamientos. Si los datos han sido comunicados por el responsable a otros
responsables, deberá notificarles la supresión de estos salvo que sea imposible o exija
un esfuerzo desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos
destinatarios, si así lo solicita.
12 Facilita 2.0
– Formulario para el ejercicio del derecho de supresión.
DERECHO DE OPOSICIÓN: En el derecho de oposición, cuando los interesados
manifiesten su negativa al tratamiento de sus datos personales ante el responsable,
este dejará de procesarlos siempre que no exista una obligación legal que lo impida.
Cuando el tratamiento esté basado en una misión de interés público o en el interés
legítimo del responsable, ante una solicitud de ejercicio del derecho de oposición, el
responsable dejará de tratar los datos salvo que se acrediten motivos imperiosos que
prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o sean necesarios
para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. Si el interesado se opone al
tratamiento con fines de mercadotecnia directa, los datos personales dejarán de ser
tratados para estos fines.
– Formulario para el ejercicio del derecho de oposición.
DERECHO DE PORTABILIDAD: En el derecho de portabilidad, si el tratamiento se
efectúa por medios automatizados y se basa en el consentimiento o se realiza en el
marco de un contrato, los interesados pueden solicitar recibir copia de sus datos
personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Asimismo,
tienen derecho a solicitar que sean transmitidos directamente a un nuevo responsable,
cuya identidad deberá ser comunicada, cuando sea técnicamente posible.
– Formulario para el ejercicio de la portabilidad de los datos.
DERECHO DE LIMITACIÓN AL TRATAMIENTO: En el derecho de limitación del
tratamiento, los interesados pueden solicitar la suspensión del tratamiento de sus
datos para impugnar su exactitud mientras el responsable realiza las verificaciones
necesarias o en el caso de que el tratamiento se realice en base al interés legítimo del
responsable o en cumplimiento de una misión de interés público, mientras se verifica
si estos motivos prevalecen sobre los intereses, derechos y libertades del interesado.
El interesado también puede solicitar la conservación de los datos si considera que el
tratamiento es ilícito y, en lugar de la supresión, solicita la limitación del tratamiento, o
si aun no necesitándolos ya el responsable para los fines para los que fueron
recabados, el interesado los necesita para la formulación, ejercicio o defensa de
reclamaciones. La circunstancia de que el tratamiento de los datos del interesado esté
limitado deberá constar claramente en los sistemas del responsable. Si los datos han
sido comunicados por el responsable a otros responsables, deberá notificarles la
limitación del tratamiento de estos salvo que sea imposible o exija un esfuerzo
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desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos
destinatarios, si así lo solicita.
Formulario para el ejercicio de la limitación del tratamiento.
Si no se da curso a la solicitud del interesado, el responsable del tratamiento le
informará, sin dilación y a más tardar transcurrido un mes desde la recepción de esta,
de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación
ante la Agencia Española de Protección de Datos y de ejercitar acciones judiciales.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
A tenor del tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha
cumplimentado este formulario, las medidas de seguridad mínimas que debería tener
en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A
DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus
obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados
acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el
personal será la siguiente:
– DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos
personales. A tal fin se evitará dejar los datos personales expuestos a
terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en
zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.). Esta
consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización
de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del
puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de
la sesión.
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en
lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24
horas del día.
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives,
discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción
efectiva
o No se comunicarán datos personales o cualquier otra información de
carácter personal a terceros, prestando especial atención a no divulgar
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datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos
electrónicos, etc.
o El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la
relación laboral del trabajador con la empresa.
– VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
o Cuando se produzcan violaciones de seguridad de datos de carácter
personal como, por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos
personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos
en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad,
incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los
hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos
personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través
de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en
la dirección https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento
de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de
varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades.
Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del
ordenador.
o Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración
para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o
derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta
medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan
obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
o Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos
personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá
al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.
o Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada
persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y
contraseña específicos (identificación inequívoca).
o Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que
queden expuestas a terceros. Para la gestión de las contraseñas puede
consultar la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia
Española de Protección de Datos y el Instituto Nacional de
Ciberseguridad. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se
15 Facilita 2.0
dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del
usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación, se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la
salvaguarda de los datos personales:
o ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los dispositivos y
ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los
datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
o MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el
tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un
sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y
destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus
deberá ser actualizado de forma periódica.
o CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos indebidos a
los datos personales se velará por garantizar la existencia de un firewall
activado y correctamente configurado en aquellos ordenadores y
dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de
datos personales.
o CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos
personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por
medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la
posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la
confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la
información.
o COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de
seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el
trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél
en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin
de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida
de la información.
Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá
realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de
forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática que le haya
ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo.
Si desea más información u orientaciones técnicas para garantizar la seguridad de los
datos personales y la información que trata su empresa, el Instituto Nacional de
Ciberseguridad (INCIBE) en su página web www.incibe.es, pone a su disposición
herramientas con enfoque empresarial en su sección «Protege tu empresa» donde,
entre otros servicios, dispone de:
16 Facilita 2.0
– un apartado de formación con un videojuego, retos para respuesta a incidentes
y videos interactivos de formación sectorial,
– un Kit de concienciación para empleados,
– diversas herramientas para ayudar a la empresa a mejorar su ciberseguridad,
entre ellas políticas para el empresario, el personal técnico y el empleado, un
catálogo de empresas y soluciones de seguridad y una herramienta de análisis
de riesgos.
– dosieres temáticos complementados con videos e infografías y otros recursos,
– guías para el empresario,
Además INCIBE, a través de la Oficina de Seguridad del Internauta, pone también a su
disposición herramientas informáticas gratuitas e información adicional pueden ser de
utilidad para su empresa o su actividad profesional.
CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y FINALIDAD DE SEGURIDAD
(VIDEOVIGILANCIA)
La imagen de una persona, en la medida que la identifique o la pueda identificar,
constituye un dato de carácter personal que puede ser objeto de tratamiento para
diversas finalidades. Si bien la más común consiste en utilizar las cámaras para
garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, también pueden usarse
con otros fines como el control de la prestación laboral de los trabajadores. A
continuación, se incluyen las directrices básicas a respetar para que el tratamiento de
las imágenes obtenidas a partir de cámaras de videovigilancia sea conforme a la
normativa de protección de datos. No obstante, se recomienda la consulta de la Guía
sobre el uso de videocámaras para seguridad y otras finalidades para un conocimiento
más exhaustivo de las obligaciones que conlleva este tipo de tratamiento.
o UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS: Se evitará la captación de imágenes en zonas
destinadas al descanso de los trabajadores, así como la captación de la vía
pública si se utilizan cámaras exteriores, estando únicamente permitido la
captación de la extensión mínima imprescindible para preservar la seguridad de
las personas, bienes e instalaciones.
o UBICACIÓN DE MONITORES: Los monitores donde se visualicen las imágenes
de las cámaras se ubicarán en un espacio de acceso restringido de forma que
no sean accesibles a terceros. A las imágenes grabadas sólo accederá el
personal autorizado.
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o CONSERVACIÓN DE IMÁGENES: Las imágenes se almacenarán durante el plazo
máximo de un mes, con excepción de las imágenes que acrediten la comisión
de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes e instalaciones.
En ese caso las imágenes deben ser puestas a disposición de la autoridad
competente en un plazo de 72 horas desde que se tuviera conocimiento de la
existencia de la grabación.
o DEBER DE INFORMACIÓN: Se informará acerca de la existencia de las cámaras
y grabación de imágenes mediante un distintivo informativo colocado en un
lugar suficientemente visible donde se identifique, al menos, la identidad del
responsable y la posibilidad de los interesados de ejercer sus derechos en
materia de protección de datos. En el propio pictograma se podrá incluir
también un código de conexión o dirección de internet en la que se muestre
esta información. Dispone de modelos, tanto del pictograma como del texto,
en la página web de la Agencia.
o Modelo de cartel de aviso de zona videovigilada.
o CONTROL LABORAL: Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad
de control laboral según lo previsto en el artículo 20.3 del Estatuto de los
Trabajadores, se informará al trabajador y a sus representantes sindicales por
cualquier medio que garantice la recepción de la información acerca de las
medidas de control establecidas por el empresario con indicación expresa de la
finalidad de control laboral de las imágenes captadas por las cámaras.
o DERECHO DE ACCESO A LAS IMÁGENES: Para dar cumplimiento al derecho de
acceso de los interesados a las grabaciones del sistema de videovigilancia se
solicitará una fotografía reciente y el Documento Nacional de Identidad del
interesado para comprobar su identidad, así como el detalle de la fecha y hora
a la que se refiere el derecho de acceso. No se facilitará al interesado acceso
directo a las imágenes de las cámaras en las que se muestren imágenes de
terceros. En caso de no ser posible la visualización de las imágenes por el
interesado sin mostrar imágenes de terceros, se le facilitará un documento en
el que se confirme o niegue la existencia de imágenes del interesado.
Para más información puede consultar las guía y las fichas de videovigilancia y los
informes jurídicos publicados por la Agencia Española de Protección de Datos en la
sección de Videovigilancia.